Zarządzenie Nr 23_KU_07 z dnia 5 listopada 2007 r. w sprawie wprowadzenia procedury w zakresie nadzorowania dokumentów związanych z nabywaniem i zbywaniem środków trwałych

ZARZĄDZENIE NR   23/KU/07

                                             BURMISTRZA BOBOLIC

                                                 z dnia 5 listopada 2007 r.

w sprawie   wprowadzenia procedury  w zakresie nadzorowania  dokumentów  związanych z nabywaniem i zbywaniem środków trwałych.

Na podstawie  § 4 pkt.4  Zarządzenia Nr 14/96 Burmistrza Bobolic w sprawie wprowadzenia do użytku wewnętrznego instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ksiegowych w Urzędzie Miejskim w Bobolicach  - dla zapewnienia prawidłowego obiegu  dokumentów zapewniający  ewidencje nabytych oraz zbywanych  środków trwałych  stanowiących mienie komunalne   zarządzam, co następuje:

           § 1. Wprowadzam następującą procedurę postępowania  oraz przekazywania dokumentów i informacji pomiędzy  pracownikami Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska a pracownikami Referatu Finansów i Budżetu w celu doprowadzenia  do zgodności  danych z  inwestycji i nieruchomości z danymi w ewidencji księgowej.

I. Opis procedury przepływu dokumentów i informacji  w sytuacji gdy Gmina nabywa mienie (sprawy bieżące):

1.Nabycie mienia przez Gminę w drodze decyzji Wojewody:

1/Inspektor ds. gospodarki gruntami ;

a/ wpisuje otrzymaną decyzję do  rejestru, zaś decyzję wpina do zbioru akt  - do segregatora.

b/ przekazuje na stanowisko inspektora ds. księgowości budżetowej kserokopię decyzji  Wojewody 

    stwierdzającą nabycie mienia wraz z kserokopią  karty inwentaryzacyjnej nieruchomości.

2/ Inspektor ds. księgowości budżetowej ;

a/ na podstawie tych dokumentów  sporządza polecenie księgowania i przyjmuje nieruchomość 

b/ księguje je w programie   „ewidencja środków trwałych”. 

Dla zgodności danych  w programie „ewidencja środków trwałych” z ewidencja księgową  prowadzoną  dla  Gminy powtórnie księguje  operacje w programie „FK” na koncie 011 „środki trwałe.

2) Nabycie mienia w drodze cywilno- prawnej (darowizny, zrzeczenie) lup postępowania spadkowego ( postanowienia sądowe):

Dokumentami stwierdzającymi nabycie nieruchomości  są  akty  notarialne lub postanowienia sądu.

Pracownik na stanowisku ds. gospodarki nieruchomościami rejestruje w  rejestrze odpowiedni dokument  potwierdzający nabycie bądź zbycie  nieruchomości  i przekazuje pracownikowi ds. księgowości budżetowej kserokopię  aktu notarialnego lub postanowienia sądu oraz dokument „OT” (przyjęcie środka trwałego) lub „PT” w sytuacji gdy nieruchomości   nabyte zostały z Agencji  Nieruchomości Rolnych.

Na podstawie wymienionych dokumentów  Inspektor ds. księgowości budżetowej księguje je w programie   „ewidencja środków trwałych”, a następnie w „FK”  na koncie 011 „Śródki trwałe”.

II. Wytworzenie  środka trwałego w drodze inwestycji

Pracownicy Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej , Nieruchomości i Ochrony Środowiska  w zakresie spraw prowadzonych na swoim stanowisku pracy sporządzają po zakończeniu procesu inwestycyjnego  i sporządzeniu protokołu odbioru robót   dokument „OT” (przyjęcie środka trwałego z inwestycji) i przekazują go  na stanowisko ds. księgowości budżetowej Dokumenty przekazywane są  sukcesywnie, na  bieżąco w ciągu roku.

Weryfikacji co do  zgodności  danych z księgowością  i  kompletności dokonuje Zastępca Skarbnika

III. Zbywanie nieruchomości przez Gminę

a) Pracownik na stanowisku ds. gospodarki nieruchomościami przekazuje  po zarejestrowaniu w rejestrze na stanowisko księgowości budżetowej akt notarialny lub postanowienie sądu wraz z „LT”

b) w momencie przekazania nieruchomości stanowiących własność Gminy  dla  jednostek organizacyjnych stan. pracy ds. księgowości budżetowej   sporządza  druk  „PT” „przekazanie środka trwałego .

Przekazywanie dokumentów   przez pracowników  Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska do pracownika Referatu Finansów i Budżetu  odbywać się będzie sukcesywnie w ciągu roku, jednak w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia nabycia lub zbycia.

Potwierdzenie stanu ilościowego przyjętych nieruchomości  za cały rok  na dzień 31 grudnia każdego roku sporządza  pracownik ds. księgowości budżetowej i uzgadnia go z pracownikami  Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej, Nieruchomości i Ochrony Środowiska

IV. Opis procedury  zaewidencjonowania środków trwałych  nabytych w drodze komunalizacji  lub w inny sposób  (sprawy zaległe):

Przekazuje  się do wykonania  zadanie polegające na wprowadzeniu do  księgowości  środków trwałych stanowiących własność Gminy Bobolice  nabytych  w drodze komunalizacji lub innej a dotychczas nie  sprzedanych  lub przekazanych jednostkom organizacyjnym.

Stanowisko ds. gospodarki gruntami  sporządzi wykaz nieruchomości nabytych w drodze decyzji komunalizacyjnych od Wojewody.

 Wykaz ten powinien  zawierać informację określającą odrębnie wartość nieruchomości gruntowej oraz wartość budynków lub  budowli  na niej posadowionych.  Do wykazu zastosować wartość  podaną w kartach inwentaryzacyjnych tj. na stan komunalizacji , po denominacji.

Termin wykonania do 31 grudnia 2007 r. Po tym terminie należy go przekazać na stanowisko księgowości budżetowej.

Następnie należy  wykaz nieruchomości wprowadzić do programu FK na środki trwałe.

Przyjmuje się orientacyjny i wstępny termin sporządzenia  wykazu   do 31 marca 2008 r.

Po zakończeniu tego etapu Referat Finansów i Budżetu uzgodni stan mienia komunalnego z Referatem Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska.

§ 2. Traci moc ZARZĄDZENIE Nr 26/06 BURMISTRZA BOBOLIC z dnia 7 marca 2006 r.

w sprawie   wprowadzenia procedury  w zakresie nadzorowania  dokumentów  związanych z nabywaniem i zbywaniem środków trwałych.

        § 3. Wykonanie   zarządzenia powierzam  Kierownikowi  Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska oraz Skarbnikowi Gminy.

       § 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Burmistrz Bobolic

Sylwester Sobański