BURMISTRZA BOBOLIC
z dnia 5 listopada 2007 r.
w sprawie wprowadzenia procedury w zakresie nadzorowania dokumentów związanych z nabywaniem i zbywaniem środków trwałych.
Na podstawie § 4 pkt.4 Zarządzenia Nr 14/96 Burmistrza Bobolic w sprawie wprowadzenia do użytku wewnętrznego instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ksiegowych w Urzędzie Miejskim w Bobolicach - dla zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów zapewniający ewidencje nabytych oraz zbywanych środków trwałych stanowiących mienie komunalne zarządzam, co następuje:
§ 1. Wprowadzam następującą procedurę postępowania oraz przekazywania dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska a pracownikami Referatu Finansów i Budżetu w celu doprowadzenia do zgodności danych z inwestycji i nieruchomości z danymi w ewidencji księgowej.
I. Opis procedury przepływu dokumentów i informacji w sytuacji gdy Gmina nabywa mienie (sprawy bieżące):
1.Nabycie mienia przez Gminę w drodze decyzji Wojewody:
1/Inspektor ds. gospodarki gruntami ;
a/ wpisuje otrzymaną decyzję do rejestru, zaś decyzję wpina do zbioru akt - do segregatora.
b/ przekazuje na stanowisko inspektora ds. księgowości budżetowej kserokopię decyzji Wojewody
stwierdzającą nabycie mienia wraz z kserokopią karty inwentaryzacyjnej nieruchomości.
2/ Inspektor ds. księgowości budżetowej ;
a/ na podstawie tych dokumentów sporządza polecenie księgowania i przyjmuje nieruchomość
b/ księguje je w programie „ewidencja środków trwałych”.
Dla zgodności danych w programie „ewidencja środków trwałych” z ewidencja księgową prowadzoną dla Gminy powtórnie księguje operacje w programie „FK” na koncie 011 „środki trwałe.
2) Nabycie mienia w drodze cywilno- prawnej (darowizny, zrzeczenie) lup postępowania spadkowego ( postanowienia sądowe):
Dokumentami stwierdzającymi nabycie nieruchomości są akty notarialne lub postanowienia sądu.
Pracownik na stanowisku ds. gospodarki nieruchomościami rejestruje w rejestrze odpowiedni dokument potwierdzający nabycie bądź zbycie nieruchomości i przekazuje pracownikowi ds. księgowości budżetowej kserokopię aktu notarialnego lub postanowienia sądu oraz dokument „OT” (przyjęcie środka trwałego) lub „PT” w sytuacji gdy nieruchomości nabyte zostały z Agencji Nieruchomości Rolnych.
Na podstawie wymienionych dokumentów Inspektor ds. księgowości budżetowej księguje je w programie „ewidencja środków trwałych”, a następnie w „FK” na koncie 011 „Śródki trwałe”.
II. Wytworzenie środka trwałego w drodze inwestycji
Pracownicy Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej , Nieruchomości i Ochrony Środowiska w zakresie spraw prowadzonych na swoim stanowisku pracy sporządzają po zakończeniu procesu inwestycyjnego i sporządzeniu protokołu odbioru robót dokument „OT” (przyjęcie środka trwałego z inwestycji) i przekazują go na stanowisko ds. księgowości budżetowej Dokumenty przekazywane są sukcesywnie, na bieżąco w ciągu roku.
Weryfikacji co do zgodności danych z księgowością i kompletności dokonuje Zastępca Skarbnika
III. Zbywanie nieruchomości przez Gminę
a) Pracownik na stanowisku ds. gospodarki nieruchomościami przekazuje po zarejestrowaniu w rejestrze na stanowisko księgowości budżetowej akt notarialny lub postanowienie sądu wraz z „LT”
b) w momencie przekazania nieruchomości stanowiących własność Gminy dla jednostek organizacyjnych stan. pracy ds. księgowości budżetowej sporządza druk „PT” „przekazanie środka trwałego .
Przekazywanie dokumentów przez pracowników Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska do pracownika Referatu Finansów i Budżetu odbywać się będzie sukcesywnie w ciągu roku, jednak w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia nabycia lub zbycia.
Potwierdzenie stanu ilościowego przyjętych nieruchomości za cały rok na dzień 31 grudnia każdego roku sporządza pracownik ds. księgowości budżetowej i uzgadnia go z pracownikami Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej, Nieruchomości i Ochrony Środowiska
IV. Opis procedury zaewidencjonowania środków trwałych nabytych w drodze komunalizacji lub w inny sposób (sprawy zaległe):
Przekazuje się do wykonania zadanie polegające na wprowadzeniu do księgowości środków trwałych stanowiących własność Gminy Bobolice nabytych w drodze komunalizacji lub innej a dotychczas nie sprzedanych lub przekazanych jednostkom organizacyjnym.
Stanowisko ds. gospodarki gruntami sporządzi wykaz nieruchomości nabytych w drodze decyzji komunalizacyjnych od Wojewody.
Wykaz ten powinien zawierać informację określającą odrębnie wartość nieruchomości gruntowej oraz wartość budynków lub budowli na niej posadowionych. Do wykazu zastosować wartość podaną w kartach inwentaryzacyjnych tj. na stan komunalizacji , po denominacji.
Termin wykonania do 31 grudnia 2007 r. Po tym terminie należy go przekazać na stanowisko księgowości budżetowej.
Następnie należy wykaz nieruchomości wprowadzić do programu FK na środki trwałe.
Przyjmuje się orientacyjny i wstępny termin sporządzenia wykazu do 31 marca 2008 r.
Po zakończeniu tego etapu Referat Finansów i Budżetu uzgodni stan mienia komunalnego z Referatem Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska.
w sprawie wprowadzenia procedury w zakresie nadzorowania dokumentów związanych z nabywaniem i zbywaniem środków trwałych.
§ 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Kierownikowi Referatu Infrastruktury, Gospodarki Przestrzennej Nieruchomości i Ochrony Środowiska oraz Skarbnikowi Gminy.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Burmistrz Bobolic
Sylwester Sobański